Особенности организации электронного документооборота

В каждом бизнесе нужно передавать документы поставщикам или деловым партнерам. Это могут быть счета на оплату товаров или услуг, акты выполненных работ и другие бумаги. Но сегодня вполне возможен переход на электронный документооборот который позволяет управлять любыми цифровыми документами. Под электронным документооборотом нужно понимать обмен важными документами, полученными и отправленными в электронном виде. Они создаются и отправляются с помощью компьютеров и других электронных устройств. Для обмена такими документами существуют системы ЭДО, представляющие собой специальные сервисы. Поэтому при желании перейти на электронный документооборот нужно узнать, как работает система ЭДО

Эти системы полностью автоматизируют процесс работы с документами, например, создают их, обрабатывают, архивируют, защищают конфиденциальную информацию. Все процессы благодаря этому проходят быстро, безопасно и удобно по сравнению с бумажным вариантом. В этом заключаются главные плюсы ЭДО. Также можно существенно уменьшить затраты на покупку бумаги и оплату услуг доставки. Электронные документы подписываются компанией или предпринимателем с помощью электронной подписи, которая представляет собой уникальный цифровой код. Для доступа в систему ЭДО нужно обратиться к оператору этого сервиса. На данной платформе можно получить как основные, так и дополнительные услуги, например, получить электронную подпись.

Как осуществляется электронный документооборот?

Электронные документы составляются по такой же схеме, как бумажные. После этого они подписываются руководством одной компании и направляются другой стороне документооборота. Затем она должна подписать полученные документы с помощью электронной подписи и передать их затем обратно. При этом для доставки документов не нужно привлекать почтальонов или курьеров.

Виды электронного документооборота

Электронный оборот документов может осуществляться внутри компании или за ее пределами, то есть, он бывает как внутренним, так и внешним. Закон не регулирует ведение внутреннего электронного документооборота, поэтому любая компания может устанавливать свои правила обмена всеми необходимыми документами. При внешнем обороте документов нужно соблюдать как правила компании, так и главные требования законодательства в этом вопросе. Кроме того, важно соблюдать правила, которые устанавливают контрагенты. Этот вариант подходит для быстрого обмена документов между компаниями, госорганами, клиентами.

---

Главная - Микросхемы - DOC - ЖКИ - Источники питания - Электромеханика - Интерфейсы - Программы - Применения - Статьи