Выбор системы управления закупками для коммерческих закупок

Современная технология организации работы закупок в частной или государственной структуре достаточно хорошо известна и речь об автоматизации их процесса ведётся достаточно давно.

Несмотря на то что автоматизация закупок по конкурсу уже «обросли» специфической терминологией, они и, по сей день, относятся к экзотическому продукту.

Основной причиной, такого консерватизма является отсутствие желания вести честную и прозрачную работу с клиентами, которая приводит к прямой автоматизации бизнес процессов и перевода на конкурсную основу работы.

Ещё одной из причин, в наличии которой не признается ни одна солидная компания, является хаотичность, не осмысленность процесса закупок, поставок.

Организация автоматизации процесса закупок

Решение об автоматизации системы управление закупками в основном создаётся внутри компании. Оно состоит из подготовительных и непосредственно решающих этапов реализации торгов в соответствии с установленной заявкой.

Рассмотрение решения этой задачи актуально как для государственных структур, так и для коммерческих организаций, которые встали на путь оптимизации статей расходов.

На основании того, что система закупок организации представляет собой постоянный поток непрекращающихся процессов, необходимо использовать специализированный подход, направленный на повышение эффективности деятельности.

Сегодня автоматизация планирования закупок направлена на решение многих задач, а именно:

• Обеспечение внутренними эффективными инструментами принятия решения.
• Организация единого реестра потребностей, при помощи которого возможно упорядочить процесс планирования и отгрузки товара, уменьшая вероятность потерь заявок, ввиду наличия акционного товара и больших объёмов заказов.
• Повышение эффективности работы за счёт внедрения инструмента контроля коммерческих закупок по выполнению регламента с привязкой к личной ответственности.
• Согласование графика выполнения заказов и управления закупками для обеспечения непрерывности рабочего процесса.
• Налаживание системы связи по вопросам коммерческих закупок во всех отделах (логистика, закупка и т.д.).
• Сокращение расходов на поставки коммерческих закупок и таможенных издержек.
• Повышает оперативность работы площадки для электронных торгов и принятия окончательных решений о сотрудничестве с конкретными партнёрами.

Настройка системы закупок

Практикой доказано, что решение задачи автоматизации конкурсных закупок возможно при наличии индивидуально настраиваемых разделов в системе.

Полноценная работа такой системы закупок возможна при наличии функциональных разделов, а именно:

• Раздел финансового планирования и формирования.
• Раздел аукционов.
• Раздел регистрирования контрактов по закупкам.
• Раздел сбора, хранения и анализирования данных о произведённых и планируемых работах.

Правильно организованная и налаженная автоматическая система конкурсных закупок обеспечивает «гладкий» процесс закупки на любом этапе работы, начиная от сбора данных, и заканчивая разработкой стратегии планирования дальнейших закупок, организацию поставок.

Организация бюджета системы закупок

На протяжении многих лет расчёт бюджета организации или частной структуры осуществлялся предварительно на год, а то и на несколько лет вперёд. Сегодня в результате отсутствия стабильности экономики в стране решение вопроса таким способом является непрофессиональным и может быть исключено.

В настоящее время правильный подход распределения финансов и затрат следует выполнять в динамическом варианте, то есть жёстко определять только максимальный предел расходов. Такой подход даёт возможность закупщикам формально основание существенно экономить.

Таким образом, организация динамического бюджета в компании, внедрение автоматизации закупок принесут «плоды» в качестве:

• Обеспечения возможности гибкого планирования бюджета закупок и динамического изменения такового на протяжении года для получения максимальной прибыли.
• Возможности получения правдивой статистики для выполнения анализа рынка и повышения прозрачности сделок.
• Прямого доступа руководящего состава компании к аналитическим данным, на основании которых принимаются решения о закупках, выборе рынка и т.д.

В завершение необходимо отметить, что разработка системы автоматизации бизнеса, внедрение таковой осуществляется с целью облегчения и упрощения процесса закупок, принятия решения о сотрудничестве, понижения стоимости управления продуктами.

Помимо этого автоматизация бизнес процессов даёт возможность в минимальные сроки без необходимости приостановки работы собрать необходимые данные для организации статистики, которая является обязательным звеном в процессе создания стратегии работы компании.

В настоящее время автоматизация системы управления закупками является выгодным капиталовложением, стоимость которого ниже полученной экономии от масштаба решения вопросов.

Выбор правильной системы управления закупками решает множество вопросов, облегчает процесс контроля, доставки и отгрузки товара. Информация от http://fogsoft.ru.

---

---

Главная - Микросхемы - DOC - ЖКИ - Источники питания - Электромеханика - Интерфейсы - Программы - Применения - Статьи